TERMES DE REFERENCE POUR RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT CHARGE DE MENER DE LA FORMATION DES AGENTS ET CADRES SUR LA FINANCE AGRICOLE /RIZ ET HARICOT ET ACCOMPAGNEMENT DE LA PHASE PILOTE
• Présentation générale de HFM

Hauge Family Microfinance Umuryango S.A, dénommée HFM en sigle est une institution de microfinance de 1ère catégorie qui est régie par le Règlement N° 001/2018 du 17 août 2018 relatif aux activités de Micro finance et ses circulaires d’application du 20 août 2018. Son acte d’agrément par la Banque de la République du Burundi porte le n°D1/1103/2019 du 11 Juin 2019.

I.1.Vision

Libérer et autonomiser les pauvres productifs principalement basés dans la zone rurale

I.2. Mission

Offrir les services financiers et non financiers (disponible et abordables) aux populations pauvres économiquement actives essentiellement basées en milieu rural burundais pour contribuer à leur développement socio-économique durable avec un impact pour le climat et l’environnement.

I.3. Valeurs et... principes de gestion

Les valeurs et principes de gestion :
• La transparence,
• L’honnêteté,
• L’intégrité,
• La disponibilité

I.5. Contexte de l’étude

Dans sa recherche de modernisation de ses activités et d’intensification de l’inclusion financière en milieu rural et urbain, HAUGE Family microfinance a répondu à un appel à manifestation d`intérêt pour collaborer avec Cordaid dans la mise en œuvre de certaines activités du Projet d’Appui au Développement de la Finance Innovatrice Rurale au Burundi « PADFIR », et Cordaid a retenu son offre.

Le projet PADFIR a comme objectif global d’accroître l’inclusion financière des populations rurales économiquement actives au Burundi – y compris les femmes et les jeunes – afin d’améliorer leurs possibilités d’emploi, leurs conditions de vie et leur résilience aux chocs économiques.

Comme objectifs spécifiques du projet PADFIR, nous citons :

Objectif spécifique 1. Soutenir la mise à l’échelle des produits et services financiers adaptés aux besoins des clients ruraux par les IMF en veillant à ce que les femmes et les jeunes soient pris en compte.

Objectif spécifique 2. Soutenir le développement et la mise à l’essai de produits et services financiers ruraux innovants.

Objectif spécifique 3. Faciliter la mise en relation des clients potentiels avec les IMF dans les zones rurales, en partenariat avec des projets et des programmes opérant dans le secteur du développement rural, le soutien au système financier informels (à titre d’exemple des Association d’Épargne et de Crédits et autres groupes ou structures du monde rural) et le renforcement des chaînes de valeur agricoles.

HFM et Cordaid Burundi ont fait un plan d’activités à mettre en œuvre dans le cadre de la mise en œuvre du projet PADFIR; L’agri finance est l’un des produits financiers que HFM veut développer. La première activité pour développer ce produit est de mener une étude de marche pour le financement agricole dans une zone identifiée par HFM est l’une des activités retenues dans ledit plan d’action.
• Objectifs de l’étude

II.1. Objectif global

La présente mission vise à former les cadres et agents de HFM sur la finance agricole /riz et haricot et un accompagnement dans l’implémentation de la phase pilote.
• Mission du consultant

Le consultant aura pour mission de former les cadres et agents de HFM sur la finance agricole /riz et haricot et un accompagnement dans l’implémentation de la phase pilote avec utilisation de l’outil A-CAT. Les activités qu’il va faire sont entre autres:
• Dispenser une formation sur le financement agricole avec A-CAT aux cadres et agents de HFM en agrifinance;
• Participer dans le développement de la phase pilote de l´agrifinance avec utilisation de l’outil A-CAT;
• suivi et coaching des activités sur terrain pour la bonne marche des activités de financement agricole;
• Coaching des Cadres et Agents de crédit en gestion du portefeuille de crédit agricole pour une meilleure mitigation du PAR;
• Assister HFM pour bien identifier les besoins pour améliorer les performances financières et en gestion du portefeuille ;
• Planifier les activités de renforcement des capacités (formations, sessions de coaching) suivant la demande de l’IMF ;
• Travailler en étroite collaboration avec l’agronome de HFM et Agents de crédit dans la formation du staff affecté au produit agri finance;
• Proposer un calendrier des activités pour la phase pilote.
• Choix de consultant

Le consultant qui sera choisi est celui qui a déjà accompagné les IMFs dans la phase pilote de l’Agri finance avec l’outil A-ACAT.
• Conditions requises
• Diplôme de Licence (ou équivalent) en Sciences Économiques, Administration des Affaires, Economie Rurale;
• Bonne connaissance du secteur financier en particulier de la Microfinance (agricole) et ses pratiques;
• Au moins 5 ans d’expérience de pratique en Microfinance/Finance Rurale dans une IMF agréée par la BRB ou comme consultant;
• Connaissance des techniques de renforcement des capacités et la microfinance;
• Connaissance du Français parlée et écrite;
• Etre doté(e) d’une capacité de travail en équipe, de dialogue et de bonne communication ;
• Rapport

Au terme de chaque mission effectuée sur terrain, le consultant devra produire un rapport de mission en version papier et électronique.
• Durée

Le nombre total de jours de consultance prévus est 12 hommes/jours, y compris les travaux de terrain et la restitution du rapport.
• Période

La période de cette consultance est fixée de Mars à Août 2023.

9. DEROULEMENT ET DUREE DE LA MISSION

La mission se déroulera au bureau de HFM et dans l’Agence de KIRIUNDO de sa zone déjà identifie pour le développement du pilote du produit de crédit agricole

La première phase : La première phase consiste à la formation du staff directement impliqué dans la gestion et l’administration du crédit

La seconde phase : La seconde phase consistera à faire le coaching sur le terrain

Au cours de la mission, le consultant bénéficiera de la facilitation de HFM.

10.CONSULTATION ET ACQUISITION DU DOSSIER D’APPEL D’OFFRE

Les termes de référence détaillés peuvent être consultés au bureau de de HFM sis au boulevard de l’UPRONA, Numéro 31, téléphone 22 22 28 02 / 22 22 28 03
• CONTENU ET DEPOT DES OFFRES

Le consultant indépendant présentera son dossier de candidature comprenant une offre technique et une offre financière présentées séparément dans deux (02) enveloppes distinctes.

La 1ère enveloppe contiendra l’offre technique constituée des éléments ci-après :
• Une lettre de soumission pour l’offre technique adressée à Madame l’Administrateur Directeur Général de HFM;
• Une note sur le plan de travail (chronogramme) et l’approche méthodologique à utiliser ;
• Un curriculum vitae détaillé reprenant, entre autres, le profil professionnel du candidat et les réalisations en matière de consultance dans le domaine spécifique ;
• Une note sur les références professionnelles ;
• Les copies des diplômes certifiés, attestations et autres documents prouvant la qualification et l’expérience du consultant ;
• Au moins deux personnes de référence à contacter en cas de besoin ;
• L’adresse complète du Consultant ;
• La copie du NIF ;
• La copie d’attestation fiscale de soumission valide ;
• Copie des statuts (cas de personne morale).
• B : L’absence ou la non-conformité de Copie du numéro d’identification fiscale (NIF) et de l’attestation fiscale de soumission entraînera le rejet de l’offre lors de l’analyse.

La proposition technique ne comprendra aucune indication sur le coût et sera rédigée en langue française.

La 2ème enveloppe contiendra l’offre financière composée des éléments ci-après :
• Une lettre de soumission pour l’offre financière adressée à Madame l’Administrateur Directeur General de HFM ;
• Les honoraires du Consultant établis sur base des coûts unitaires, des hommes/jours compte tenu du calendrier de réalisation du mandat ou de la mission (Prix toute taxe comprises)

Les offres seront déposées au siège de HFM en trois copies dont un original sous plis fermées dans deux enveloppes distinctes portant respectivement la mention « offre technique et financière » dans une grande enveloppe portant « offre technique et financière pour la formation et l’implémentation de la phase pilote du crédit agricole »

Aucune indication du soumissionnaire sur l’enveloppe n’est acceptée.

Chaque offre doit porter la mention « Original » ou « Copie », selon le cas. En cas de divergence entre les exemplaires des offres, c’est l’original qui fait foi. La date limite de dépôt des offres est fixée au 06 Mars 2023 à 16h locale.

Les dossiers déposés ne seront pas remis.
• EVALUATION DES OFFRES ET ATTRIBUTION DU MARCHE

L’évaluation des offres sera effectuée en interne par un comité d’évaluation interne des offres et au moyen d’un processus à quatre étapes tel que décrit ci-dessous :
• Evaluation de l’offre technique (pondération 70)

L’offre technique sera notée sur 100 points répartis de façon suivante :
• Niveau de formation académique du consultant principal / 25 pts
• Adéquation de la méthodologie proposée (note de compréhension de la mission+ plan de travail) /35 pts
• Expérience professionnelle / 40
• B : La note technique (NT) minimum de qualification requise pour l’étape d’évaluation financière est de 70 points.
• b) Évaluation de l’offre financière (Pondération 30).

Pour évaluer une offre financière, HFM prendra en compte les éléments ci-après : Le prix de l’offre et les ajustements apportés au prix pour corriger les erreurs arithmétiques. Les offres financières des soumissionnaires sélectionnés pour l’évaluation financières seront classées, et une Note Financière (NF) maximum de 100 points sera attribuée à l’offre la moins chère et proportionnellement aux autres :

NF= offre financière la moins chère x 100/ offre financière du soumissionnaire concurrent

La Note Générale (NG) du soumissionnaire sera calculée comme suit : NG= 0,7NT + 0,3NF
• c) Comparaison des offres et attribution du marché

Après évaluations techniques et financière, les notes pondérées seront additionnées en vue de pouvoir faire la comparaison des offres sur base de la Note Générale.

L’offre économiquement la plus avantageuse sera celle dont la moyenne pondérale des notes issues de l’évaluation technique et financière est la plus élevée.
• SIGNATURE DU CONTRAT DE PRESTATION DES SERVICES

Avant le démarrage effectif des activités, le soumissionnaire gagnant sera appelé pour la signature du contrat de prestation qui précisera ses engagements, les modalités de paiement pour les services rendus et le calendrier des activités.

Seul le candidat retenu sera systématiquement contacté. Il appartient aux autres candidats de prendre attache avec HFM pour avoir les informations sur les résultats du dépouillement

Fait à Bujumbura, le …/02/2023

Pour Hauge Family Microfinance Umuryango s.a.

Madame UMUGIRANEZA Primitive

Administrateur Directeur Général
Bujumbura Burundi

Salary Criteria