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  • jobs
  • 3 days ago

jobs description

La/le secrétaire est en lien direct avec les 4 clochers de la paroisse SAINT FRANCOIS EN CHABLAIS

Elle est en étroite collaboration avec le curé, les prêtres de la paroisse et la déléguée pastorale
Sous l'autorité du curé, la/le secrétaire assure le suivi administratif et assure un rôle de relais, de coordination et de communication avec les différents acteurs de la paroisse (bénévoles, équipes pastorales, mouvements .) et du diocèse (services diocésains, évêché .).

Missions principales

Accueil à la maison paroissiale
- Gestion des boites mail de la paroisse
- Gestion du répondeur téléphonique
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages

Suivi des stocks, commande des fournitures
- Suivre les stocks de fournitures diverses (de bureau en particulier)
- Connaître et contrôler les contrats (chauffage, machines diverses, ...)
- Passer les commandes validées par le trésorier
- Alerter de tout dysfonctionnement
- Faire fonctionner les appareils de bureau ... Connaissance des fournisseurs
- Connaissance des contrats
- Connaissance du fonctionnement des appareils à disposition
- Notions d'exécution de budget
- Règles de gestion des stocks

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Rédiger, mettre en page et diffuser la feuille paroissiale hebdomadaire à partir des informations reçues
- Établir et diffuser les plannings trimestriels des messes, célébrants, baptêmes, utilisation des salles
- Mettre à jour le site internet de la paroisse en lien avec la déléguée pastorale - Techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée, etc.)
- Circuits et procédures administratives
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Logiciels de bureautique
- Fonctionnement de l'Internet

la saisie de la comptabilité sur le logiciel du diocèse
- la répartition des quêtes
- récupération et contrôle des factures sur internet,
- établissement des chèques de paiement
- contrôle et relevé de la caisse de l'accueil
- les mises à jour des tableaux de consommation énergie

Compétences requises
Sens ecclésial souhaité, intérêt porté à la vie de l'Église
Sens relationnel, écoute et discrétion
Capacité d'adaptation, d'organisation et d'anticipation
Autonomie
Esprit d'initiative et gestion des priorités

Profil souhaité

De formation secrétariat/assistant(e) de direction; BAC secrétariat minimum - BTS Secrétariat,
Capacité de rédaction et de synthèse,
Maitrise des logiciels bureautiques et numériques (word, powerpoint, publisher)

Poste basé à la Maison Paroissiale de THONON
Thonon-les-Bains France

salary-criteria

Apply - Secrétaire (H/F) Thonon-les-Bains