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Office Manager Montreal ESET Canada Recherche Inc. Montreal

Office Manager Montreal

2020-11-18 02:48:27
Office Manager Montreal
Job posting titleOffice Manager

Job summaryNous sommes à la recherche d’une personne pour assumer les responsabilités administratives et opérationnelles de notre bureau de R&D situé au centre-ville de Montréal dont l’ouverture a été célébrée en 2017 ([...] office manager we are looking for will be responsible for all of the aspects of operating an R&D office in Montreal, recently opened in 2017 ([...] description

(Scroll down for the English job description)

Rôle et responsabilités

Les responsabilités associées à ce poste incluent principalement la gestion des installations et des opérations ainsi que certaines tâches liées à la comptabilité et à la gestion des ressources humaines.

Comptabilité et finances
• Personne ressource au niveau des activités financières courantes avec le département corporatif de finances et de notre firme comptable externe
• Supervision de la préparation des rapports financiers mensuels, entrées de grand livres, vérification et saisie des comptes de... dépenses des employés afin de se conformer aux différentes exigences locales et corporatives, avec le soutien continu de la firme comptable
• Gestion des comptes payables et recevables
• Gestion de la paie, en collaboration avec la firme comptable
• Rôle important dans la préparation des budgets annuels, en coopération avec le directeur général

Ressources humaines
• Responsable du programme d’avantages sociaux offerts aux employés
• Gestion des absences des employés (vacances, maladie, etc)
• Accueil et intégration des nouveaux employés: maintenance et amélioration du processus d’accueil (documentation, cartes d’accès, codes de système d’alarme, vulgarisation des avantages sociaux, etc).

Gestion des installations
• Responsable des relations avec le locateur
• Maintenance des installations dans leurs conditions optimales, incluant des projets d’améliorations de la qualité de vie
• Gestion des équipements de sécurité du bureau (systèmes de contrôle d’accès, système d’alarme et de vidéo surveillance, etc).
• Gestion de l’approvisionnement des fournitures et équipements de bureau

Compétences techniques, connaissances et qualifications :
• Formation collégiale ou universitaire en Administration ou domaine connexe dont le curriculum inclut une formation en comptabilité
• Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste de gestion des installations (facility manager), gestion de bureau (office manager) ou de PME, ou un poste similaire
• Minimum de 1 an d’expérience en comptabilité générale
• Expérience en gestion des ressources humaines un atout
• Connaissance générale des principes de comptabilité généralement reconnus (PCGR), procédures comptables et terminologie, ou intérêt démontré en la matière
• Aptitude à travailler sans supervision directe et constante, capacité et intérêt à apprendre de nouvelles choses rapidement et efficacement dans divers domaines
• Attention minutieuse aux détails
• Une très bonne connaissance du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral, est requise.

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Duties and responsibilities

Responsibilities include facility management, certain accounting and human resources tasks.

Financial/accounting
• Point person for contacts with ESET HQ Finance and accounting team and outsourced local accounting firm
• Payroll management, in collaboration with accounting firm
• Manage month-end close procedures, journal entries, manage employee expense accounts and cooperate with local accounting firm for monthly reporting
• Accounts payable /accounts receivable management
• Active role in yearly budgeting process, in cooperation with office director

Human Resources
• Point person for the employee benefits package (group insurance and other in-house benefits)
• Management of employee vacation/sickness days
• Onboarding of new employees: maintenance of welcome package (documentation, access keys, alarm system codes, benefits program), orientation, etc.

Facilities management
• Point person for the relationship with the facility’s landlord (legal, financial and operational aspects)
• Ensure the facilities are in their optimal condition, develop improvements to quality of life in the office
• Manage building security (access control, alarm system, video surveillance, …)
• Manage procurement process for various supplies and equipment

Key technical skills, knowledge and qualifications:
• College or bachelor’s degree in Administration or other relevant subject that includes accounting classes.
• Minimum of 3 years of Office & Facility management / SMB management and 1 year of performing general accounting duties.
• General HR administration experience is a plus
• Practical knowledge of Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) and accounting procedures and terminology, or demonstrated interest to learn accounting principles.
• Strong follow-up and follow-through with minimal direction and reminders
• Attention to detail and problem solving skills, capacity to learn new concepts and procedures quickly and efficiently
• Mandatory excellent written and verbal communication skills in both French and English

Job requisitionJR-01826 Office Manager (Open)

Primary locationMontreal

Additional locations

Time typeFull time
Montreal QC (+1 other)
Office Manager Montreal ESET Canada Recherche Inc. Montreal
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